۳۵ سؤالی که تمام مدیران ساخت و ساز باید بپرسند
احتمالاً مدیر پروژه بودن یکی از سخت ترین کارهای موجود در بازار است. برای این که یک پروژه به راحتی اجرا شود، تعداد بی شماری جزئیات وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. به همین دلیل تعدادی سؤال مشخص وجود دارد که مدیران پروژه در ساخت و ساز باید بپرسند تا بتوانند پروژه شان را تحت کنترل بگیرند.
به صورت خلاصه این ها ۳۵ سؤالی هستند که هر مدیر پروژه ای باید برای پاسخ به آنها آماده باشند:
الف) در مورد چشم انداز پروژه
- آیا خلاصه ی پروژه چشم انداز پروژه را معرفی می کند و تمام اطلاعات لازم مربوط به اسناد پروژه را ارائه می دهد (مثل اسناد مزایده، برنامه اصلی و گزارش های هزینه ی کار)؟
- آیا خلاصه ی پروژه با همکاری تمام عوامل مختلف پروژه بررسی و به روز رسانی شده است؟
- آیا یک لیست کامل و مفصل از کارهای متعدد پروژه وجود دارد؟
- آیا وظایف مشخص به روش واضح و قابل فهمی به سهامداران پروژه تخصیص داده شده است؟
- آیا یک فرایند جمع آوری ملزومات مؤثر ایجادشده است (مثل چارچوب زمان، بودجه و غیره)؟
- آیا محدودیت ها و معیارهای پروژه به طور موفقیت آمیزی شناسایی و بررسی شده اند؟
- آیا گزارش های مفصل و قابل درک از استانداردها و ویژگی ها ساخته شده است؟
- آیا یک استراتژی مدیریت ریسک پروژه ی کارآمد وجود دارد؟
ب) در مورد فرایند تدارکات
- چه مدل پرداختی (مثل یکجا، بیشترین مبلغ تضمین شده، فهرست بها) انتخاب شده است؟
- آیا فرایند انتخاب مشاور (مثل مشاورین مهندسی) تکمیل شده است؟
- آیا تمام توافقات مشاور کارفرما به درستی انجام شده است؟
- آیا تمام پرداختی های به مشاوران به دقت برنامه ریزی شده است؟
- آیا تمام مواد ضروری و خدمات لازم را از کارفرما و سهامداران دریافت کرده اید؟ آیا این ملزومات در برنامه ی زمانی پروژه آمده اند؟
- آیا تمام گزارش های پروژه (مثل گزارش امکان پذیری) و طراحی ها (مثل طرح اسکیس) تمام، کنترل و تائید شده اند؟
- آیا مستندسازی قرارداد پروژه بازبینی و امضاشده اند؟
- آیا الزامات بازدید از محیط که توسط مشاوران تعیین شده انجام شده اند؟
- آیا پیمانکاران به خوبی از این الزامات آگاه هستند؟
ج) در مورد هزینه های پروژه
- آیا TCO (هزینه ی کل مالکیت) به کار گرفته و مدیریت شده است؟
- آیا به چیزهای مربوط به هزینه به موقع رسیدگی شده است؟
- آیا سهامداران پروژه از این مشکلات مطلع شده اند؟
- آیا سفارشات پرداخت قرارداد به موقع انجام شده اند؟
- آیا یک برنامه ی جایگزین عملی برای محافظت از بودجه ی پروژه برای مواقعی که فشارهای مالی به وجود بیایند وجود دارد؟
د) در مورد برنامه ی زمانی
- آیا برنامه ی پروژه توسط تیم پروژه به طور مفصل ثبت و بررسی شده است؟
- آیا پیشرفت پروژه از نزدیک نظارت می شود و آیا تأخیری به موقع گزارش شده است؟
- آیا یک برنامه ی جایگزین عملی برای پویا نگه داشتن پروژه درصورتی که در وظایف تأخیر ایجاد شود وجود دارد؟
ه) در مورد فرایند ارتباط
- آیا تمام اعضای تیم درک صحیحی از نقش و وظایفشان در طول پروژه دارند؟
- آیا امکان ارتباط بهنگام با دیگر سهامداران پروژه وجود دارد؟
- آیا ملاقات برای پیشرفت پروژه به طور متناوب انجام می شود؟ آیا زمان این ملاقات برای همه ی اعضا دست یافتنی است؟
- آیا یک سلسله مراتب موثق و مرتبط برای کل فرایند پروژه وجود دارد؟
- آیا گزارش پیشرفت ها دائماً تهیه و توزیع می شوند؟
- آیا تیم پروژه یک ابزار زمان بندی کار آمد و در عین حال آسان را پیداکرده اند و از آن استفاده می کنند؟
- آیا همکاری خوبی بین مقامات محلی وجود دارد (مثلاً پروژه بر طبق مقررات ساختمان سازی محلی پیش می رود)؟