مشارکت(Partnering ) چیست؟
ظهور مشارکت
مشارکت مفهوم جدیدی نیست و مدتهاست که بگونهای غیررسمی بهکار گرفته شده است. در سال 1929، جمعی از تجار نیویورک با تشکیل تیمی، تصمیم به ساخت بلندتـرین سـاختمـان دنیـا گرفتند. در کمتـر از دو سـال (18 ماه)، ساختمان Empire State تکمیل گردید با نرخ پیشرفت کاری که گاه به 5/4 طبقه در هفته هم میرسید. این، نتیجه همکاری مستمر تیمی، روح اعتماد، ارتباطات گسترده و باز و مشارکت همهجانبه بود که سبب گشت این پروسه ساخت و ساز برای همه عوامل ذینفع در آن موفقیت آمیز باشد.
ایده مشارکت ابتدا در ژاپن، ایالات متحده و استرالیا و بهدنبال نقص متدهای اجرائی مـرسـوم در مواجهه با معیارها و ضوابط مطروحه کارفرمایان در ارضای اهداف پروژههایی که هر روز بزرگتر و پیچیدهتر میشدند، سرچشمه گرفت. شالوده این طرح در ژاپن توانست درسایه انقلاب مدیریتی Kaizen که بر روی مدیریت کیفیت نهائی (TQM) متمرکز بود از حمایت گستردهای برخوردار گردد.
اما در این میان گزارش سرمیشل لاتام (Latham) با عنوان “تشکیل تیم” که در سال 1994 منتشر شد، نقش انگیزشی مهمی برای رویکرد به مفهوم مشارکت ایفا کرد. این گزارش، راههای بهبود روند تکمیل پروژههای ساخت و ساز را با حرکت از سمت ارتباطات معارضانه مرسوم به سمت یک سیستم مفیدتر اجرا بر پایه شناسایی اهداف مشترک و یافتن روشهای موثر برای تحقق این اهداف در برمیگیرد.
ایده لاتام در دوازدهمین جلسه گروه کاری هیات ساخت و ساز که در جولای 95 برگزار شد به تصویب رسید و نتیجه آن با عنوان مشارکت (Partnering ) در تیم” در سال 1997 در نشریــات این گروه به چــاپ رسیــد کــه دربــرگیرنـده اصـول اسـاسی مشارکت بــوده و از طریــق نمــونههای عینی نشان داده است که چگونه تئوری مشارکت میتواند در عمل با موفقیت همراه گردد.
از سوی دیگر در آوریل 1997 فرماندهی آماد ارتش آمریکا (AMC)، راهنمای “مشارکتبرای موفقیت” را برای کـمـک و تشــویق پیمــانکــاران ارتش، مــدیران بــرنــامه ریــزی، مسئولان قرارداد و تمامی بخشهای ذینفع در پروژههای ساخت و ساز، منتشر کرد تا روند تنظیم و اجرای قراردادها را بهبود بخشد. این راهنما شامل مروری بر واژه مشارکت بود و اینکه چرا برای برنامههای ارتش حیاتی است. راهنما فرآیند چهارمرحلهای روشنی را برای تبدیل مشارکت به عنصری ارشمند برای هر نوع برنامهای پیش رو میگذارد. همچنین راهنما شامل نمونههای بیشمار و 32 پاسخ به سوالاتی است که عموماً در رابطه با مشارکت پرسیده میشوند، تا به خواننده برای درک بهتر فرآیند و مزایای بالقوه آن در جهت پیشبرد طرحهایش کمک کند.
مشارکت(Partnering )چیست ؟
مشارکت ایـدهای نیـست کــه تعبیــرســازان صنــعت سـاخـت و سـاز به منظــور سرپوش گذاشتن بر مشکــلات ایــن صنعت از جــانــب خــود مطرح کرده باشند. از سویی، مشارکت را نمیتوان شکل جدیدی برای قرارداد محسوب کرد. در واقع مشارکت، روندی سازمان یافته و بسیار دقیق برای خلق ارتباطات بهبودیافته در انجام پروژههای ساخت و ساز است. روشنترین تعریف مشارکت را لاتام (Latham) در “مشارکت(Partnering )در تیم” ارائه کرده است : “مشارکت یک فرآیند مدیریتی سازمانیافته در جهت نیل به سهولت در کارگروهی در محدوده قرارداد است که اجزای اساسی آن اهداف متقابل، شیوههای مورد توافق برای حل و فصل مشکلات و تلاش برای بهبود مستمر و روز افزون میباشد.
مشارکت دربرگیرنده مفاهیم کار گروهی (Teamwork) و بهبود مسمتر برای کارفرما و پیمانکار بوده و نیازمند صداقت میان طرفین، آمادگی برای پذیرش ایدههای جدید، روح اعتماد و درک سود متقابل است. بنابراین مشارکتسه بخش واضح و مهم را در برمیگیرد :
اهداف متقابل (mutual objectives)
حل و فصل بهنگام مشکلات (ontime problem resolution)
بهبود مستمر (continuous improvement)
در هر حال پیش از شناخت و بهکارگیری هر یک از این بخشها در پروژه، پیششرطهایی باید رعایت گردند. فاکتور اساسی، تعهد کامل به اصول و فرآیندهای مشارکت از جانب همه بخشهای عضو تیم، از کارفرما گرفته تا پیمانکاران جزء است.
تنها وقوع چنین امریست که زمینهساز موفقیت مشارکت خواهد بود و این تعهد میان طرفین است که بهجای اسناد قرارداد، ارتباط میان آنها را هدایت میکند.
بنابراین مشارکت حرکتی موزون و برنامهریزی شده توسط تمام بخشهای ذینفع در یک پروژه ساخت و ساز میباشد. حرکتی در جهت تعهد به تلاشی ساماندهی شده برای خلق محیطی سرشار از اعتماد متقابل، ارتباط باز، همکاری و کار گروهی که سبب منتفع شدن همه بخشها میگردد. این خود چارچوبی قدرتمند ایجاد میکند کـه بستر لازم بـرای ارتبـاطـات کـاری پـایـا و توسعه و رشد روز افزون مهیا میسازد.
مشارکت از دیدگاه فرماندهی آماد ارتش آمریکا (AMC) معاهده ای است میان دولت و صنعت برای بهبود ارتباطات و تسهیل برنامه عقد قرارداد که بواسطه فرآیندی رسمی یا غیررسمی انجام میگیرد و هدف اولیه آن، تامین منابع و خدمات با بالاترین کیفیت و در اسرع وقت و قیمتی منطقی برای کارفرمایان است. در اصل تنظیم فرایندی است که طرفین برای تشکیل رابطهای برمبنای کار تیمی، همکاری، اعتماد و حسن نیت متقابل متعهد میگردند. نتایج اجرای مشارکت برای (AMC) بسیار موثر بوده است. افزایش بی رویه قیمتها، تأخیر در تحویل و ادعاهای حقوقی تا حد زیادی از بین رفته است. در محیط قراردادی که از دیرباز آلوده این نوع مسائل بوده است چنین امری واقعاً یک دستاورد بینظیر و ماندگار است. (AMC) اکنون مفهوم مشارکت را در تحقیق و توسعه، انتخاب مواد و مصالح، فعالیت های پایه و قرارداد خدمات مهندسی و حمایتی مورد بهره برداری قرارداده است. مشارکت تبدیل به بخش جداییناپذیری از برنامه حل و فصل متناوب اختلافات (Alternative Dispute Resolution,ADR) در (AMC) شده است که بر اجتناب از درگیریها و مشاجرات قبل از آنکه ضربه ای جدی به اجرای قرارداد وارد کنند تاکید دارد. (AMC) هفت فاکتور ضروری زیر را برای موفقیت مشارکت خاطرنشان میکند :
1ـ تعهد به اصول مشارکت از جانب مدیریت ارشد هر یک از سازمانهای دخیل در پروژه
2ـ رعایت تساوی حقوق برای همه اعضای ذینفع در پروژه
3ـ گسترش اعتماد میان همه بخشها از طریق روابط میان پرسنل تیم و ایجاد محیطی برای ارتباط باز و نیز شناخت و توزیع عادلانه ریسکها.
4ـ تهیه منشور مشارکت بصورت جمعی و توسط اعضا که بازتاب دهنده اهداف متقابل و تعهدات است.
5ـ تلاش برای تحقق اهداف متقابل و تدارک مکانیزمی برای حل و فصل مشکلات و اختلافات.
6ـ ارزیابی مستمر بر پایه اهداف تدوین شده برای حصول اطمینان از پیشرفت برنامه و اینکه همه بخشها مسئولیتی که بر عهدهشان گذاشته شده را به خوبی به انجام میرسانند.
7ـ حل و فصل بهنگام همه مشکلات و اختلافات در پائین تراز ممکن در خلال پروژه.
چرا Partnering ؟
مشارکت بر این فرض بنا گشته است که ارتباط مرسوم میان کارفرما و پیمانکار ناکافی، کم اثر و ناقص است. لذا پیش از پرداختن به منطق پشت مشارکت، شناخت شاخصههای ارتباط متداول و مرسوم کارفرما و پیمانکار ضروری به نظر میرسد.
در تضاد ذاتی و لاینفک مابین هزینههای کارفرما و سود پیمانکار، هر دو آنها تمایل دارند تا مواضعی مخالف هم اتخاذ نمایند. تضاد آشکار منافع، طبیعتاُ کارفرمایان را به پیمانکاران ظنین میسازد. بازتاب این بدگمانی، در نظارت ظالمانه بر نحوه اجرای پیمانکار، اتخاذ مواضع ستیزهجویانه، درخواستهای متعدد برای تطابق با نقشه ها و بودجه و … نمود مییابد.
کارفرماها تصور میکنند که تا اندازهای کاهش اعتماد لازم بوده و تنها توسط ظنین شدن به انگیزههای پیمانکار است که میتوانند از منافع خود محافظت کنند. از طرفی چون پیمانکاران در موقعیتی قرار دارند که با تقاضاها و نیازهای کارفرما مواجهند، میتوانند با در نظر گرفتن یک حاشیه سود مناسب به کار ادامه دهند. آنها آمادگی این را دارند که از هر روزنهای که در قرارداد مییابند به نفع خودشان بهره برداری کنند. بهعلاوه بهدلیل نامعلوم بودن تمامی زوایای یک پروژه در حین تکمیل، نیاز به تطابق با طرح اولیه اصلی همواره وجود دارد. واکنشهای پسزننده از جانب کارفرما نیز پروسه تصمیمسازی را کند و وقتگیر ساخته و سوددهی پروژه را کاهش میدهد..
سوء ظن و عدم اطمینان، از روند موثر مذاکرات و حل مشکلات ممانعت میکند. حل و فصل مشکلات، در اثر بروز درگیریها و مشاجرات به تعویق افتاده و این امر سبب تأخیرهای هزینهبر و بروز واکنشهای قابل بحث و تردیدآمیز از سوی مدیریت ارشدی میگردد که از ارائه یک سیستم تصمیمسازی مناسب برای رفع مشکل ناتوان گشته است. یک چنین درگیریهایی معمولاً به دادگاه ختم میشوند و این هنگامیست که طرفین تشخیص میدهند تنها راه حفظ منافعشان در دادخواهی از طرف مقابل است. طرفین مشکلات را به وکلایشان واگذار میکنند تا دردادگاه از منافع آنها دفاع کنند. پیمانکاران به منظور مراقبت از حاشیه سودشان، هزینههای دادخواست ها و تاخیرات زمانی را در قیمتهای مناقصهشان لحاظ میکنند. فاجعه اینجاست که مشکلات کوچک، اغلب بهدلیل عدم موفقیت در حل و فصل آنها در هنگام بروزشان، به سرعت به موانعی بزرگ مبدل میگردند.
بطور خلاصه مشخصه بارز ارتباط متداول و مرسوم میان کارفرما و پیمانکار، استراتژی سود ـ زیان و عدم اعتماد است که خود مانعی برسر راه مدیریت مناسب پروژه بوده و سبب اتخاذ مواضع معارضانه در هنگام حل مشکلات میگردد. طرفین به ارتباط دورادور خود در قالب دو تیم پروژه مستقل و با اهداف مغایر ادامه میدهند. هر طرف سعی در انتقال ریسکها به طرف مقابل دارد. قراردادها مملو از دادخواستهایی است که هیچ امکانی برای خلاقیت و نوآوری باقی نمیگذارند. تلاشهای زیادی صرف تهیه پرونده دادخواستهایی شده است که در کمین تکمیل پروژه هستند. این وضع سبب رشد تصاعدی منازعات و دادخواستها در طی دهه گذشته گردیده است.
مشارکت بر پایه تشخیص و تصدیق این مطلب بنا شده است که رابطه معارضانه سود ـ زیان مرسوم میان کارفرما و پیمانکار، یک سیر نزولی به سوی یک موقعیت زیان ـ زیان برای هر دو طرف طی میکند. در حالیکه در سایه مشارکت، برغم درگیری ذاتی میان کارفرما و پیمانکار، آنها اهداف مشترکشان را برای ایجاد یک ارتبـاط گسترده تـر و مـوثـرتـر تقسیـم میکننـد. بـه عنـوان مثـال هم کارفرما و هم پیمـانکار، تمایل دارند با بودجهای معین، کیفیت کـارشـان بـالاتـر رود. هیـچکـدام از دوگروه نمیخواهند دوبارهکاری کنند و هر دو تمایل به اجتناب از منازعات هزینهبــر دارند. بهعــلاوه هــر دو میخواهند که روند تکمیل پروژه ایمن و بهنگام باشد. توجه به این اهداف مشترک، زمینه را برای تغییر درنگرش و طرز برخورد آنها فراهم میآورد. تفرقه و پراکندگی به انسجام بدل میگردد و زمینه مشارکت موثر هر دو گروه بـرای حــل مشکلات پدید میآید. پیمانکار و کارفرما، نه با موضعی ستیزه جویانه و در حکم رقیب، بلکه بهصورت شرکائی با تمایلات و اهداف مشترک به یکدیگر نزدیک میشوند.
مشارکت ارائهگر مفهومی فراتر از تنها یک دگرگونی در طرز برخورد و نگرش بوده و فرآیندی برای ترویج همکاری و مشارکت میان کارفرما و پیمانکار ارائه میدهد.. مشارکت میکوشد ارتباط باز را بهجای فریبکاری و تزویر، تصمیمات بهنگام و زمانمند را بهجای تأخیرات، همیاری را بهجای تفرقه، تلاش گروهی برای حل مشکلات را بهجای مرافعه و دادخواهی و بالاخره استراتژی سود ـ سود را به جای سیستم سود ـ زیان جایگزین کند. در مشارکت “عدم منازعه و دادخواهی” هدف مشترک همه بخشهای ذینفع است و مجالی برای پروندهسازی و اقامه دعاوی وجود ندارد. ریسکها اکنون توزیع شده است، پیش از آنکه مدتی بعد در مورد آنها دعاوی حقوقی شکل گیرد. اعتماد متقابل، احترام و همکاری قویأ توسط مدیریت ارشد طرفین تحکیم میگردد.
مشارکت(Partnering )چه هنگام و برای انجام چه نوع پروژه هایی مناسب است ؟
مشارکت میتواند پایه هر پروژه ساخت و سازی باشد، هرچند واضح است که مزایای مشارکت در پروژههای بزرگ از قبیل بیمارستان، فرودگاه، بزرگراهها، مجتمعهـای تجاری و … بسیـار چشمگیرتر است. با اینحـال اصـول مشارکت را میتـوان بهطـور یکسـان در پروژههای کوچک نیز بهکار برد. شرط اساسی موقعیت یا اندازه پروژه نیست، بلکه میزان اعتقاد و جانبداری مدیریت و پرسنل همه بخشهاست. مشارکت تنها وقتی مناسب است و تنها هنگامی موفق خواهد بود که مدیریت سازمانهای مربوطه اصول آن را باور داشته باشند. این به معنای اعتقاد داشتن به درستی و صداقت اعضای سازمانهای دیگر درگیر، آغوش باز برای پذیرفتن کمک و یاریشان و تعهد برای روبرو شدن با چالشهای هر پروژه و تصمیم برای بهبود مستمر عملیات کاری است. مشارکت مبتنی بر اختیار دادن به کارکنان، اعتماد به تصمیمات آنها و توجه به اعضای دیگر تیم ساخـت و ســاز و کــارکردن روی بـازخـوردهای آنان بهگونهای سازنده و مـوثـر است. امـا شـایــد بــرای مـوفقیت مشارکت پیش از هـمه کـارفرماها بایستی به اصول و فرآیند های آن اعتقاد راسخ داشته و اطمینان حاصل کنند که این اصـول تـوسط همــه اعضــای تیـم بهخصوص پیمـانکار اصلی تائید شده است.
مشارکت برای پروژه هـای ارزشمنـد و بـا درجه ریسک بالا بسیار مناسب است. مشارکت از طریــق ایجــاد و انتشــار اهـداف متقـابل و استــراتـژی حـل و فصـل بـهنگام مشـکلات و مـرافعــات و خلـق احســاس خــوشــاینـــد کــار گروهــی، اجـازه میدهد کــه طـرفین بـه همکــاری خــود حتـی در شـرایـط بد اقتصادی نیز ادامــه دهـند. ایـن خصیصــه سبــب میگردد کــه مشارکت بــهنحو ایدهآلی برای پــروژههــای بــا ارزش بــالا و دارای ریـسک زیــاد کـه خطرات بالقوه دادخواست ها و جرائم مالی در کمین آنها هستند، مناسب باشد.
خــلاصــه اینکــه مشارکت را میتــوان بــرای پـروژههایی بــا هــر انــدازه یــا هـر طــول مـدتی بهکــاربست . امــا نکتــه مهم ایــن است کــه مــراحــل مشارکت را در هـــر پروژه بــایستی بــه دقت به انجــام رسـاند. در عین حــال نحــوه هدایت و انجام هر مرحله بستگی به اندازه، چارچوب زمانی پروژه و توافق طرفین دارد.
اصول مشارکت ( Partnering )
مشارکت سه اصل بارز و اساسی دارد که عبارتند از : اهداف متقابل، حل و فصل مشکلات و بهبود مستمر.
اهداف متقابل
اساس مشارکت بر تعریف اهداف دوجانبه مشخص و قابلتعقیب میباشد. این اهداف بایستی آشکار و ملموس بوده و برای جلوگیری از هدایت مشارکت به سمت ارتباطات کاری منطبق بر روابط بهجای ضوابط و کاهش قرار گرفتن در معرض فشارهای بازار، مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند.
این اهداف بایستی از ابتدا تا انتهای پروژه و از طریق بازخوردها و واکنش های حاصل از نشستهای پروژه و ارتباط تنگاتنگ و موثر میان اعضای تیم همواره مورد بازبینی و ارزیابی قرار گیرند. مزایای مشارکت فزاینده و تجمعی است، بنابراین مشارکتهای استراتژیک بلندمدت بسیار سودآورتر از همکاری صرفاً در یک پروژه است. این بدان معنی است که مدیریت همه بخشها نیاز به برقراری اهداف واقعگرایانه مدتدار باهدف تداوم همکاری و سودآوری منطقی و مناسب برای همه اعضای تیم دارند.
پایه این اهداف متقابل بایستی بر اعتماد میان طرفین و حسن نیت باشد. یک تشکیلات با حوزه عمل باز کـه بـه هـر بخش اجـازه بـازبینـی و درک ملزومات کاری سایر اعضای تیم را میدهد، ریسک فسادهای اداری را کاهش میدهد و بر احترام به سایر اعضای تیم تأکید میکند.
مشارکت به بهترین شکل در تیمهای با فرهنگ کاری یکسان بکار گرفته شده است که نشان از اهمیت فراوان پروسه ارزیابیهای قبل از قرارداد دارد.
در ابتدا تمایل براین بود که پروژه های مشارکت بر پایه موافقتنامهای رسمیکه نیازمند امضاء و تائید همه بخشها بود بناگردند. مفاد چنین توافقنامههایی تمام یا بخشی از موارد زیر را پوشش میدهند :
- زمانبندی تکمیل کار
- کنترل هزینه
- ایمنی طرح
- توجه به کیفیت در هنگام تکمیل طرح و پروسه ساخت
- تلاشهای زیست محیطی
- احترام، اعتماد و طرز برخورد مناسب با سایر اعضای تیم
- فرایند بهبود مستمر
- تقسم مبالغ صرفه جوئی شده ناشی از پیشرفتها و بهبودهای پروژه
- بکارگیری مکانیزمی مورد توافق برای حل و فصل مشکلات و اختلافات
اما اخیراً معمولتر آن است که از تشریفات گسترده احتراز شده و در عوض پروسه مشارکت با تعهد به حفظ اعتماد حاصل شده از قراردادهای پیشین و نتایج حاصل از روند بهبود مستمر ریشهدار و عمیق گردد. (البته این برای سازمانهایی است که تجربه مشارکت قبلی با هم داشته و مایل به ادامه آن در پروژههای جدید هستند). بدین ترتیب نیاز به تشریفات اداری و کاغذ بازیهای غیرضروری از میان میرود.
حل و فصل مشکلات
حل و فصل مشکلات غالباً اولین چالش برسر بهکارگیری مشارکت است. مشارکت موفق، برپایه اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک در حل و فصل مشکلات است. استراتژی مهم، حذف زمینههای مشکلات و موارد اختلاف، پیش از بهوقوع پیوستن آنهاست. این بدان معنی است که برای مثال، به منظور حصول اطمینان از برقراری جوی آرام در محیط کار، از قبل با پیمانکار اصلی مشورت کرده و پیشبینیهای لازم را انجام داد. اما مهمتر از همه، ایجاد تغییری پایه ای در نگرش همه اعضای تیم ساخت و ساز است. در جلسات مهم پروژه که بایستی توسط نماینده کارفرما اداره یا نظارت گردد، همه اعضا بایستی به جای مقصر جلوه دادن یکدیگر تشویق به جستجو و ارائه راه حلهای موثر برای مشکلات گردند. مشکلات بایستی در کوتاهترین زمان ممکن و در پائینترین تراز رفع شوند. این بدان معنی است که کمپانیها بایستی به نمایندگان خود برای گرفتن تصمیماتی از جانب آنها اختیار داده و به قضاوت های آنان اعتماد کنند.
هرگونه مشکلی باید با رعایت تساوی حقوق برای همه بخشها و بدون توجه به قدرت و توان مالی طرفین مرتفع گردد.
بنابراین راه حل مشارکت برای رفع مشکلات، بر پایه ایجاد یک حس مشترک میباشد. این حس مشترک با پذیرش این اصل کلی در صنعت ساخت و ساز که نگرشهای ستیزهجویانه سبب اتلاف هزینه و زمان و کاهش گسترده رضایت شغلی میشوند، استحکام مییابد.
بهبود مستمر
بهبود مستمر بطور بالقوه بزرگترین مزیت مشارکت است، هر چند که ممکن است نسبت به باقی مزایای آن وضوح کمتری داشته باشد. همانگونه که پیشتر اشاره شد، مزایای مشارکت روندی تجمعی دارند. با تشکیل مشارکتهای استراتژیک بلندمدت میتوان با دردست گرفتن قراردادهای متناوب، از این مزایای فزاینده بهرهبرداری وسیعتری کرد.تجارب حاصل از یک پروژه را میتوان در پروژه های بعدی بهکار بست که این سبب بهبود در روند اجرا و عملیات کاری میشود.
برای هر چه موثرتر گشتن روند بهبود مستمر، برقراری مجموعهای از اهداف کمیتپذیر، ثبت پیشرفتهای حاصل شده در راه تحقق آنها و ارزیابی مستمر فعالیتهای تیم با ملاک قراردادن این اهداف، حیاتی است. اهداف میتوانند دربرگیرنده گستره وسیعی چون سرعت ساخت، هزینههای قرارداد، روابط مجموعه، امنیت محیط کار، کیفیت ساخت و … باشد. یکی از مزایای مشارکتاین است که سبب شده بپذیریم رقابت، تنها راه برای بهدست آوردن سود بیشتر نیست. مثال خوب در این مورد تاکیدی است که مشارکت بر مشاوره مفصل و زودهنگام طرفین، پیش از شروع هر مرحله کار دارد که نهتنها هزینهها را کاهش داده، بلکه سبب کوتاه شدن مدت زمان ساخت میشود. بار دیگر تاکید میگردد که مزایای مشارکت روندی تجمعی دارند.