معرفی Primavera Expedition
ارتباط هماهنگ دو عامل زمان و هزینه باعث گردیده تا همواره در مدیریت و تصمیم گیری های اساسی و بهینه برای پروژه ، موازنه این دو عامل مد نظر قرار گیرد . تصمیم گیری بر اساس موازنه زمان و هزینه مستلزم دسترسی به موقع به اطلاعات این دو عامل می باشد . به این منظور شرکت Primavera با ارائه نرم افزار Expedition گام مهمی در این زمینه برداشته است . این نرم افزار کلیه رویدادهای پروژه را از مرحله انعقاد قرارداد تا پایان پروژه ثبت، پیگیری و کنترل می‌نماید .
درباره Primavera Expedition :
سیستم پریماورا اکسپدیشن، راهکار بسیار سودمندی برای مدیریت قراردادها ارائه داده است. این سیستم که یک بانک اطلاعاتی و یک پایگاه داده ای (Client/Server Database ) بسیار قوی می باشد، با امکان کار به صورت شبکه و کار همزمان کاربران مختلف امکان ذخیره سازی ، سازماندهی و مدیریت تمامی اسناد تولید شده در طول اجرای یک قرارداد (پروژه) از زمان انعقاد قرارداد اصلی تا تحویل قطعی آنرا به شما می دهد. با اکسپدیشن تمامی اسنادی که در طول فرایند انجام یک پروژه تولید می شوند تحت کنترل شما در خواهند آمد. هرسندی در زمان مورد نیاز بدون کوچکترین تاخیر در اختیار خواهد بود و آخرین وضعیت اسناد مختلف در قالب گزارشات تعریف شده قابل رویت و قضاوت می باشند. نقشه ها، صورتجلسات، نامه ها، صورت وضعیت ها، صورتحساب ها، دستور تغییر، درخواست پیشنهاد و… تنها بخشی از اسنادی هستند که در اکسپدیشن قابل تعریف و سازماندهی می باشند.
ویژگیهای نرم افزار:
ü امکان تعریف مراکز هزینه ، بودجه ،تعهدات ، صورت وضعیت و صورت حساب های پروژه ، تغییرات پروژه (Change Orders ) ، توزیع هزینه ها
ü امکان تعریف مدارک پروژه ، نقشه ها ، ترانسمیتال ، گزارشات ، Submittal و سایر مدارک پروژه و کنترل وضعیت آنها
ü تولید انواع گزارشات متنوع و نیز امکان تعریف Layout ها
ü ارتباط با سایر محصولات شرکت پریماورا جهت به اشتراک گذاری اطلاعات وImport / Export داده ها
ü وجود ابزار ها و امکانات متنوع جهت دسترسی سریع به اطلاعات، مستندات و ضمایم
ü ایجاد ارتباطات منطقی اطلاعات به منظور کنترل قراردادی در داخل زمان و بودجه مصوب و اعلام رویدادها و فعالیتهایی که نیاز به پیگیری دارند.
ü امکان به اشتراک گذاری اطلاعات از طریق Web
ü ثبت وقایع و رویدادهای پروژه
عناصر کلیدی Expedition :
این نرم افزار شامل چند عنصر کلیدی است که عبارتند از:
ü Project Information که شامل اطلاعات کلی پروژه از جمله نام پروژه ، مبلغ بر آوردی پروژه ، لیست شرکتها و افراد طرف تماس پرونده ها می باشد.
ü Communication که شامل کلیه مکاتبات پروژه می باشد.
ü Contract Information که شامل مراکز هزینه ، قراردادهای منعقده ، سفارشات خرید، برآوردها ، صورتحسابها ، تغییرات قراردادها ، می باشد .
ü Logs که اطلاعات مربوط به مدارک فنی ،نقشه ها ی ارسال شده از/به پیمانکار ، اجناس رسیده به سایت ، گزارشات دوره ای و بیمه را شامل می شود.
Project Information(Project Properties, Schedule, Companies / Contacts, Issues)
Communication(Transmittals, Request for information , Notices, Letters, Corresponds Sent, Corresponds Received, Meeting Minutes, Notepads, Telephone Records)
Logs(Drawing Sets, Drawings, Submittal Groups, Submittals, Materials, Daily Reports, Insurance, Punch List)
گامهای اساسی:
کاربردهای نرم افزار اکسپدیشن:
ü مدیریت قرارداد
ü مدیریت تغییرات جامع
ü مدیریت بودجه و هزینه
ü مدیریت کارگاه
ü مدیریت اسناد و مدارک
ü مدیریت مسائل
مدیریت قرارداد
پیمانه قراردادهای اکسپدیشن مدیریت پیمانکاران، فروشندگان و تهیه کنندگان را بهبود میبخشد .
اکسپدیشن مدیران قرارداد را قادر می سازد تا ضمن ایجاد و مدیریت قراردادها، وضعیت هر قرارداد را دریک صفحه ساده ببینند .
تنها یک صفحه، برا ی د یدن اینکه قرارداد به چه صورت در حال انجام است، بیمه نامه پیمانکاران به روز است، مرسوله ها به ترتیب تعیین شده در جریان هستند و صورت وضعیت ها ارائه داده شده ا ند و اثر هرتغییر در زمان یا هزینه پروژه لحاظ شده است .تسریع پرداختها: اکسپدیشن آماده سازی و ارائه صورت وضعیت های ماهیانه راتسریع میبخشد و این فر آیند را بایکی کردن صورت وضعیت های پیمانکاران بهینه می سازد که به وضوح زمان تهیه و ارائه صورت وضعیت ماهیانه را کاهش می دهد . این سیستم در ارتباط تنگاتنگ با سیستم حسابداری شماست تا کنترل هز ینه را تکامل بخشد .
مدیریت تغییرات جامع
اکسپدیشن با نگهداری کلیه اسناد و مدارک تولید شده در روند هر تغییر و همچنین ارائه گزارشات قد رتمند و تجزیه و تحلیلهای مختلف، قدرت مدیریت تغییر را در اختیارشما قرار می دهد تا مطمئن شوید تغییرات مرتفع شده اند، پرداخت ها انجام گرفته و از بروز ادعا جلوگیری شده است . اکسپدیشن بلافاصله اثر هر تغییر را در هزینه و زمان پروژه منعکس کرده، پیمانکارانی را که تحت تاثیر قرار گرفته اند را مشخص نموده و لزوم تهیه تجهیزات یا مصالح جدید را روشن می سازد .
همچنین شما می توانید تغییرات مختلف را یکی کرده و در قالب یک سند تغییر بر ای بازبینی یا تصویب ارائه دهید .
برخی اسنادی که در مدیریت تغییر اکسپدیشن تولید میشوند عبارتند از :
* درخواست تغییر * (COR) درخواست اطلاعات (RFI)
* پیشنهاد تغییر (PCO ) * درخواست پیشنهاد فنی (RFP )
* دستور ادامه کار (PRO) * دستورات تغییر (CO)
مدیریت بودجه و هزینه
گزارش فوری از وضعیت ما لی پروژه:کاربرگ هزینه اکسپدیشن وضعیت هزینه های پروژه شما را در آن واحد به شما نشان می دهد . همچنانکه پیمانکاران انتخاب می شوند، سفارشات خرید صادر می شوند، صورت وضعیت ها پرداخت می شوند، و دستور تغییرها درخواست می شوند، کاربرگ هزینه بلافاصله به هنگام می شود، بستانکاری ها را پیگیری کرده، بدهکاری ها را مرور کنید، هز ینه های پرداخت شده یا دریافت شده را ثبت کنید و اختلافها را آنالیز نمائید تا تصو یرکاملی از وضعیت ما لی پروژه در اختیار داشته باشید . اکسپدیشن حتی به شما امکان می دهد تا هزینه های معلق و بلاتکلیف را نیزدر محاسبات خود داشته باشید .
هشدارها ی خودکار:اکسپدیشن تمام آنچه را که برا ی مدیریت هز ینه لازم دارید در اختیار دارد . ابزار هشدار دهنده اکسپدیشن مدیران را در هنگام درخواست تغییرات یا تجاوز هزینه ها از آستانه های تعریف شده برای بودجه آگاه می سازد .
مدیریت کارگاه
تسریع در پاسخگوئی درخواست اطلاعات (Request for Information) اصل، پیش بردن پروژه است . از مرکز کنترل اکسپدیشن وضعیت کل RFI ها و متوسط زمان پاسخگوئی هر یک از اعضا تیم پروژه را ببینید . ارسال خودکار ایمیل به فرد موظف همراه با لیست وظایف، شما را از سرعت لازم در مبادله اطلاعات و حداقل در دوباره کاریها مطمئن می سازد.
آماده سازی گزارشات روزانه:گزارش وقایع کارگاه برا ی ثبت عمکرد روزانه کار بسیار حیاتی است . با استفاده از گزارشات روزانه اکسپدیشن ثبت اطلاعات مربوط به هوا، نیروی انسانی و ماشین آلات و ثبت تحویل مواد به سایت به راحتی انجام خواهد شد .مدیریت موثر حوادث مربوط به ایمنی:ایجاد فضای کاری ایمن بالاترین اولویت کارهاست چه با ثبت حوادث و چه با پیشگیری از وقوع حوادث، مرور وثبت تخطی ها از موارد ایمنی و حوادث اتفاق افتاده وخسارات حاصل . در اکسپد یشن نیازی به انتقال دستی اطلاعات به فرمهای ایمنی نیست . اکسپدیشن تمام فرمهای استاندارد OSHA را در خود دارد .
مدیریت اسناد و مدارک
اکسپدیشن روابط کاری را تسهی ل می بخشد . نماهای وابسته به نقش، اطلاعات مربوط به هر یک از اعضا تیم پروژه را نشان میدهد، لیست وظایف، ( Action List) و نمودارهای گرافیکی مدیران پروژه را قادر می سازد تا فورا عامل هشدارها (Alerts) توقف را در زمان لازم پیدا کنند و اثر آنها را در بودجه یا زمانبندی ببینند .
با اکسپدیشن شما بدرستی خواهید دانست که اسناد در چه مرحله ای از فرآیند هستند .پیگیری اینکه نقشه ها کجا و به چه کسی تحویل داده شدهاند . همچنین اکسپدیشن شما را از مزایای گزینه های منعطف ایجاد و به اشتراک گذاشتن و بازبینی مراسله ها برخوردار خواهد کرد .اکسپدیشن باز بینی و تصویب نقشه ها را تسریع می بخشد در عین حالیکه مسئولیت پذیری افراد پروژه را افزایش میدهد .با اکسپدیشن، اطلاعات دقیق و به روز هرآن در دسترس میباشند .
مدیریت مسائل
حل سریع مسائل:اتفاق در هر کاری می ا فتد . یک مشکل، سوءتفاهم،اختلاف عقیده که مورد بحث و تبادل نظر قرار میگیرد وطیف وسیعی از افراد، اسناد و زمان را بخود اختصاص می دهد . با پیمانه مدیریت مسائل اکسپدیشن هیچ مسئلها ی حل نشده یا ثبت نشده باقی نمی ماند .اکسپدیشن اسناد مربوطه را به هم گره می زند تا یک فایل مسئله (Issue) ایجاد نماید که شما را قادر می سازد سابقه دقیقی از وقایع نگهداری کرده، آنچه را که اتفاق افتاده حلاجی کرده و فرد مسئول را شناسائی نمائید .
پیگیری سریع مسائل:اکسپدیشن به شما کمک می کند تا سریع مسائل را در یابید و مشکلات بالقوه را حل کنید . میتوانید اسناد موجود اعم از گزارشات روزانه، قراردادها، نقشه ها و درخواست اطلاعات و هر سند دیگر ی را برای یک واژه یا تار یخ یا عبارت جستجو نمائید و اسناد مربوط به یک مسئله خاص را پیدا کنید.